🧭 งาน HR ต้องทำอะไร และต้องติดต่อหน่วยงานไหนบ้าง?
ในกิจการขนาดเล็ก คนที่ทำงาน HR อาจเป็นเจ้าของกิจการเอง เป็นพนักงานบัญชี หรือเป็นผู้จัดการที่ดูแลหลายเรื่องพร้อมกัน งานจึงมักเริ่มจากเรื่องที่อยู่ตรงหน้า เช่น รับคน ทำเงินเดือน หรือเก็บใบลา แต่พอทำไปสักพักจะเห็นว่า เกือบทุกงานมีกำหนดส่งให้หน่วยงานราชการ และมีคนในบริษัทที่ต้องอนุมัติหรือส่งข้อมูลให้ ถ้าไม่รู้ว่าเรื่องไหนต้องแจ้งใคร ภายในวันไหน งานก็จะค้างหรือเกิดค่าปรับโดยไม่ตั้งใจ
บทความนี้จัดงาน HR ออกเป็น 3 มุม ได้แก่ หน่วยงานที่ต้องติดต่อ ปฏิทินกำหนดส่ง และงานตามช่วงชีวิตของพนักงาน เพื่อให้นำไปเช็กกับงานในองค์กรได้ทันทีครับ
📌 คำตอบสั้น ๆ: งาน HR ครอบคลุมตั้งแต่วางอัตรากำลัง สรรหา ทำเงินเดือนและสวัสดิการ พัฒนาพนักงาน ดูแลวินัยและข้อร้องทุกข์ จนถึงการพ้นสภาพ หน่วยงานหลักที่ต้องติดต่อเป็นประจำคือ สำนักงานประกันสังคม กรมสรรพากร และกรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน ส่วนกรมการจัดหางาน กรมพัฒนาฝีมือแรงงาน กยศ. และกรมบังคับคดี จะเกี่ยวข้องเมื่อองค์กรมีลักษณะหรือพนักงานเข้าเงื่อนไข เช่น จ้างแรงงานต่างด้าว มีลูกจ้างตั้งแต่ 100 คน หรือได้รับหนังสือให้หักเงินเดือน
🏛️ หน่วยงานที่ HR ต้องรู้จัก และเรื่องที่ต้องติดต่อ
หน่วยงานแต่ละแห่งดูแลกฎหมายคนละฉบับ ถ้าจับคู่ได้ว่าเรื่องไหนอยู่กับใคร จะรู้ทันทีว่าต้องเข้าระบบไหนหรือโทรไปที่ใด
นายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 1 คนขึ้นไปต้องขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน (สปส.1-03) ภายใน 30 วันนับแต่วันที่ลูกจ้างเข้าทำงาน หักและนำส่งเงินสมทบภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป ตั้งแต่ 1 มกราคม 2569 เพดานค่าจ้างที่ใช้คำนวณเงินสมทบปรับเป็น 17,500 บาท (สมทบสูงสุดเดือนละ 875 บาทต่อฝ่าย)
หักภาษีเงินเดือนและยื่น ภ.ง.ด.1 ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป หากยื่นทางอินเทอร์เน็ตได้รับขยายเวลาอีก 8 วัน และยื่น ภ.ง.ด.1ก สรุปเงินได้ทั้งปีของพนักงานทุกคนภายในเดือนกุมภาพันธ์ของปีถัดไป
ดูแล พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน เช่น ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน ทะเบียนลูกจ้าง เอกสารการจ่ายค่าจ้าง แบบแสดงสภาพการจ้างประจำปี และกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง รวมถึงเป็นช่องทางร้องเรียนเรื่องค่าจ้างและการเลิกจ้าง (สายด่วน 1546)
ใบอนุญาตทำงานของแรงงานต่างด้าว และการแจ้งรับคนต่างด้าวเข้าทำงานหรือออกจากงานภายใน 15 วันตาม พ.ร.ก.การบริหารจัดการการทำงานของคนต่างด้าว
กิจการที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 100 คนขึ้นไปต้องส่งเงินสมทบเข้ากองทุนพัฒนาฝีมือแรงงาน เว้นแต่ได้พัฒนาฝีมือลูกจ้างครบร้อยละ 50 ของลูกจ้างทั้งหมด
ตาม พ.ร.บ.ส่งเสริมและพัฒนาคุณภาพชีวิตคนพิการ นายจ้างต้องจ้างคนพิการในอัตราลูกจ้าง 100 คนต่อคนพิการ 1 คน เศษเกิน 50 คนจ้างเพิ่มอีก 1 คน ถ้าไม่จ้างต้องส่งเงินเข้ากองทุนตามมาตรา 34 หรือเลือกมาตรการตามมาตรา 35 แทน
เมื่อได้รับแจ้งจากกองทุน นายจ้างต้องหักเงินเดือนพนักงานที่เป็นผู้กู้ และนำส่งผ่านระบบของกรมสรรพากรภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป หากไม่หักหรือไม่นำส่ง นายจ้างต้องเสียเงินเพิ่มร้อยละ 2 ต่อเดือน
เมื่อได้รับคำสั่งอายัดเงินเดือน ต้องหักส่งตามคำสั่ง โดยหลักเงินเดือนลูกจ้างเอกชนส่วนที่ไม่เกินเดือนละ 20,000 บาทอายัดไม่ได้ ตามมาตรา 302 ป.วิ.พ. ที่แก้ไขปี 2560 ถ้าพนักงานลาออกแล้วหรือเงินเดือนไม่ถึงเกณฑ์ ให้แจ้งเหตุขัดข้องกลับไปที่เจ้าพนักงานบังคับคดี
🗓️ ปฏิทินกำหนดส่งที่ HR ควรตั้งเตือนไว้
ยื่น ภ.ง.ด.1 แบบกระดาษ (ยื่นออนไลน์ขยายถึงวันที่ 15)
นำส่งเงินสมทบประกันสังคม แจ้งพนักงานที่ออกในเดือนก่อน (สปส.6-09) และนำส่งเงินที่หักให้ กยศ.
ทำทะเบียนลูกจ้างหลังพนักงานเข้าทำงาน (กิจการ 10 คนขึ้นไป) และแจ้งกรมการจัดหางานเมื่อแรงงานต่างด้าวเข้าหรือออกจากงาน
ขึ้นทะเบียนผู้ประกันตนให้พนักงานใหม่ (สปส.1-03)
ยื่นแบบแสดงสภาพการจ้างและสภาพการทำงานตามมาตรา 115/1 (กิจการ 10 คนขึ้นไป)
ยื่น ภ.ง.ด.1ก และเตรียมหนังสือรับรองการหักภาษีให้พนักงานใช้ยื่นภาษีประจำปี
กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง สำหรับกิจการที่มีลูกจ้าง 10 คนขึ้นไป หักลูกจ้างร้อยละ 0.25 และนายจ้างสมทบร้อยละ 0.25 ของค่าจ้าง นำส่งภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป (เดิมกำหนดเริ่ม 1 ต.ค. 2569 แต่มีพระราชกฤษฎีกาเลื่อนออกไป 3 เดือน)
🔄 งาน HR ตามช่วงชีวิตของพนักงาน
ก่อนรับเข้า คุยกับผู้บริหารเรื่องอัตรากำลัง งบประมาณ และหน้าที่ของตำแหน่ง
วันเริ่มงาน ทำสัญญา ทะเบียนลูกจ้าง ขึ้นทะเบียนประกันสังคม แจ้งระเบียบ
ระหว่างจ้าง เวลาทำงาน การลา โอที เงินเดือน ภาษี สวัสดิการ การพัฒนา
พ้นสภาพ เคลียร์เงิน คืนทรัพย์สิน ปิดสิทธิระบบ แจ้งหน่วยงานให้ครบ
ช่วงก่อนรับเข้าและวันเริ่มงาน HR ต้องได้ข้อมูลจากหัวหน้างานว่าตำแหน่งนี้ทำอะไร ต้องมีคุณสมบัติแบบไหน และได้งบเท่าไร จากนั้นจึงเลือกช่องทางสรรหา คัดเลือก และปฐมนิเทศ เมื่อพนักงานเริ่มงานแล้ว เอกสารที่ต้องทำให้ครบมีดังนี้
- สัญญาจ้างและการรับทราบข้อบังคับ กิจการที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 10 คนต้องมีข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานเป็นภาษาไทย ประกาศใช้ภายใน 15 วันนับแต่มีลูกจ้างครบ 10 คน และปิดประกาศหรือเผยแพร่ทางอิเล็กทรอนิกส์ให้ลูกจ้างเข้าถึงได้
- ทะเบียนลูกจ้าง จัดทำภายใน 15 วันนับแต่วันที่ลูกจ้างเข้าทำงาน และเก็บไว้อย่างน้อย 2 ปีนับแต่สิ้นสุดการจ้าง
- ประกันสังคม ขึ้นทะเบียนผู้ประกันตนภายใน 30 วัน
- ข้อมูลส่วนบุคคล แจ้งพนักงานว่าองค์กรเก็บข้อมูลอะไร ใช้เพื่ออะไร ใครเข้าถึงได้ ตามหลัก PDPA โดยเฉพาะข้อมูลชีวภาพ เช่น ลายนิ้วมือหรือใบหน้าที่ใช้ลงเวลา
ช่วงระหว่างจ้าง งานส่วนใหญ่วนอยู่กับข้อมูลเวลาทำงาน การลา โอที และเงินเดือน ซึ่ง HR ต้องรับข้อมูลจากหัวหน้างาน ส่งต่อให้บัญชีและการเงิน แล้วนำส่งหน่วยงานภายนอก ส่วนงานพัฒนาคน เช่น ประเมินผล วางแผนพัฒนารายบุคคล หรือเส้นทางความก้าวหน้า ต้องทำร่วมกับหัวหน้างาน และติดตามว่าพนักงานนำสิ่งที่เรียนไปใช้กับงานจริงได้หรือไม่ ส่วนเอกสารการจ่ายค่าจ้าง โอที และค่าทำงานในวันหยุด กฎหมายให้เก็บไว้อย่างน้อย 2 ปีนับแต่วันจ่าย และถ้ามีข้อพิพาทหรือคดี ต้องเก็บจนกว่าเรื่องจะถึงที่สุด
ช่วงพ้นสภาพ เป็นช่วงที่หลุดง่ายที่สุด เพราะต้องประสานหลายฝ่ายในเวลาสั้น
- จ่ายเงินให้ครบ กรณีนายจ้างเลิกจ้าง ต้องจ่ายค่าจ้างและเงินที่ค้างภายใน 3 วันนับแต่วันเลิกจ้าง ตามมาตรา 70 วรรคสอง
- หนังสือรับรองการทำงาน ลูกจ้างขอได้เมื่อสิ้นสุดการจ้าง ตาม ป.พ.พ. มาตรา 585
- แจ้งออกจากประกันสังคม ด้วยแบบ สปส.6-09 ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดจากเดือนที่ออก
- แจ้งหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เช่น กรมการจัดหางานกรณีแรงงานต่างด้าว และเจ้าพนักงานบังคับคดีกรณีมีคำสั่งอายัดเงินเดือนค้างอยู่
- คืนทรัพย์สินและปิดสิทธิ บัตรพนักงาน อุปกรณ์ บัญชีอีเมล และลบข้อมูลลายนิ้วมือหรือใบหน้าออกจากเครื่องลงเวลา
⚖️ เรื่องไหน HR เป็นเจ้าของ เรื่องไหนเป็นผู้ประสาน
🧑💼 HR มักเป็นเจ้าของงาน
- ทะเบียนลูกจ้างและแฟ้มประวัติ
- ขึ้นทะเบียนและแจ้งออกประกันสังคม
- ประมวลผลเวลาทำงาน การลา โอที
- ร่างข้อบังคับและระเบียบสวัสดิการ
- ปฐมนิเทศและเอกสารพ้นสภาพ
🤝 HR เป็นผู้ประสาน
- อัตรากำลังและงบประมาณ: ผู้บริหารอนุมัติ
- ประเมินผลและวินัย: หัวหน้างานให้ข้อเท็จจริง
- การโอนเงินเดือนและนำส่งภาษี: บัญชีและการเงิน
- ความปลอดภัย: เจ้าหน้าที่ความปลอดภัยในการทำงาน
- ข้อพิพาทที่ซับซ้อน: ที่ปรึกษากฎหมาย
เส้นแบ่งนี้ต่างกันตามขนาดและประเภทธุรกิจ สิ่งที่ควรเขียนให้ชัดในแต่ละเรื่องมีแค่ 4 ข้อ คือ ใครรับผิดชอบ ใครอนุมัติ ส่งที่ไหน และใครติดตามจนเรื่องจบ ถ้าเรื่องใดตอบข้อใดข้อหนึ่งไม่ได้ เรื่องนั้นคือจุดเสี่ยงที่จะตกหล่น
💡 ข้อคิดสำหรับเจ้าของกิจการและ HR: กำหนดส่งเกือบทั้งหมดในบทความนี้ใช้ข้อมูลชุดเดียวกัน คือ รายชื่อพนักงาน วันเข้าออกงาน เวลาทำงาน และยอดเงินเดือน ถ้าข้อมูลต้นทางคลาดเคลื่อน เช่น ลงเวลาไม่ครบหรือใบลาไม่ตรงกับวันที่หยุดจริง ความผิดพลาดจะไหลไปถึงประกันสังคม ภาษี และกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างพร้อมกัน การเก็บข้อมูลต้นทางให้ตรวจย้อนหลังได้จึงช่วยทั้งฝ่ายนายจ้างที่ต้องยื่นแบบให้ถูก และฝ่ายพนักงานที่ต้องได้รับสิทธิครบตามจริงครับ
❓ คำถามที่พบบ่อย
บริษัทมีพนักงานไม่ถึง 10 คน ต้องทำอะไรบ้าง?
แม้มีลูกจ้างเพียง 1 คน นายจ้างก็ต้องขึ้นทะเบียนประกันสังคมและนำส่งเงินสมทบ หักภาษีเงินเดือนและยื่น ภ.ง.ด.1 เมื่อพนักงานมีเงินได้ถึงเกณฑ์ และยื่น ภ.ง.ด.1ก ประจำปี ส่วนข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน ทะเบียนลูกจ้าง แบบแสดงสภาพการจ้างประจำปี และกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง จะเริ่มบังคับเมื่อมีลูกจ้างตั้งแต่ 10 คนขึ้นไป
กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างเริ่มหักเงินเมื่อไร?
มีพระราชกฤษฎีกาเลื่อนการเริ่มจัดเก็บเงินสะสมและเงินสมทบจากวันที่ 1 ตุลาคม 2569 เป็นวันที่ 1 มกราคม 2570 อัตราช่วงแรกคือลูกจ้างและนายจ้างฝ่ายละร้อยละ 0.25 ของค่าจ้าง ถึงวันที่ 31 ธันวาคม 2574 แล้วปรับเป็นฝ่ายละร้อยละ 0.5 ตั้งแต่ 1 มกราคม 2575 นายจ้างนำส่งผ่านระบบ e-Service ของกรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงานภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป
พนักงานลาออก ต้องแจ้งประกันสังคมภายในกี่วัน?
ต้องแจ้งด้วยแบบ สปส.6-09 ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดจากเดือนที่พนักงานออก เช่น ออกวันใดก็ได้ในเดือนมิถุนายน ต้องแจ้งภายในวันที่ 15 กรกฎาคม และควรระบุสาเหตุการออกให้ตรงกับความจริง เพราะมีผลต่อสิทธิประโยชน์กรณีว่างงานของพนักงาน
ได้รับหนังสือให้หักเงินเดือนพนักงานส่ง กยศ. หรืออายัดเงินเดือน ต้องทำอย่างไร?
กรณี กยศ. ให้หักตามยอดที่กองทุนแจ้ง และนำส่งผ่านระบบของกรมสรรพากรภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป หากไม่ดำเนินการ นายจ้างต้องเสียเงินเพิ่มร้อยละ 2 ต่อเดือน ส่วนคำสั่งอายัดจากกรมบังคับคดี ให้หักส่งตามคำสั่ง โดยหลักเงินเดือนลูกจ้างเอกชนส่วนที่ไม่เกินเดือนละ 20,000 บาทอายัดไม่ได้ ถ้าพนักงานออกแล้วหรือเงินเดือนไม่ถึงเกณฑ์ ให้แจ้งเหตุขัดข้องกลับไปยังเจ้าพนักงานบังคับคดี
ระบบลงเวลาและโปรแกรมเงินเดือนช่วยงาน HR ได้แค่ไหน?
ช่วยลดงานรวบรวมเวลาทำงาน ลา มาสาย และโอทีด้วยมือ และทำให้ข้อมูลต้นทางตรวจย้อนหลังได้ เครื่องสแกนอย่าง DST168W หรือ WP800 ทำงานคู่กับ โปรแกรมเงินเดือน Digitalscan Payroll ที่คำนวณเงินเดือน โอที และรายการหักได้ตามกติกาที่ HR ตั้งไว้ แต่ HR ยังต้องตั้งค่ากติกาให้ตรงกับข้อบังคับขององค์กร ตรวจยอดก่อนจ่าย และยื่นแบบต่อหน่วยงานเอง
สแกนนิ้ว ใบหน้า หรือฝ่ามือ มีหลักฐานเวลาเข้าออกงานจริง
HR กำหนดกะ การลา และอัตราโอทีตามที่องค์กรประกาศไว้
เครื่องสแกนพร้อมโปรแกรมเงินเดือน ไม่มีค่ารายเดือน ข้อมูลเก็บในคอมพิวเตอร์ขององค์กร
⚖️ ข้อจำกัดความรับผิดชอบ: บทความนี้เรียบเรียงจากพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 และที่แก้ไขเพิ่มเติม (มาตรา 70, 108, 110, 112, 114, 115, 115/1) พระราชกฤษฎีกากำหนดระยะเวลาเริ่มดำเนินการจัดเก็บเงินสะสมและเงินสมทบกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง พระราชบัญญัติประกันสังคม พ.ศ. 2533 ประมวลรัษฎากร พระราชบัญญัติกองทุนเงินให้กู้ยืมเพื่อการศึกษา พ.ศ. 2560 ประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาความแพ่ง มาตรา 302 ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 585 พระราชกำหนดการบริหารจัดการการทำงานของคนต่างด้าว พระราชบัญญัติส่งเสริมการพัฒนาฝีมือแรงงาน และพระราชบัญญัติส่งเสริมและพัฒนาคุณภาพชีวิตคนพิการ พ.ศ. 2550 เพื่อให้ความรู้ทั่วไปแก่เจ้าของกิจการ HR และพนักงาน โดยบริษัท อินโนเวชั่น สแกน จำกัด ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะกรณี กำหนดส่งอาจเลื่อนเมื่อตรงกับวันหยุดราชการหรือมีประกาศใหม่ สอบถามเพิ่มเติมได้ที่สายด่วนประกันสังคม 1506 และสายด่วนกรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน 1546 ครับ