😩 พนักงานลาบ่อย แต่ HR จำไม่ได้ว่าใครเหลือวันลาเท่าไหร่?
ต้องตั้งค่า “ชื่อวันลาประจำปี” ก่อน แล้วค่อยบันทึกวันที่พนักงานลาจริงรายคน ระบบจะสรุปยอดวันลาคงเหลือให้เอง ถ้าทำสลับขั้นตอนหรือไปแก้ข้อมูลปีเก่า ตัวเลขที่คำนวณไว้แล้วอาจผิดเพี้ยนได้ครับ
📋 ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าสิทธิวันลาประจำปี (ทำครั้งแรกของแต่ละปี)
ก่อนจะบันทึกวันลาของใครได้ ต้องสร้าง “ชื่อวันลา” ของปีนั้นในระบบก่อนครับ
- คลิกเมนู ข้อมูลพื้นฐาน → จัดการข้อมูลวันลา
- กด เพิ่มข้อมูล
- ตั้งชื่อวันลา โดยใส่เลขท้ายปีต่อท้ายเสมอ เช่น “ลาป่วย 68” “ลากิจ 68” (ปี พ.ศ. 2 หลัก)
- ใส่จำนวนวันสูงสุดที่ลาประเภทนี้ได้ในปีนั้น เช่น 30 วัน
- กด บันทึก
ทำแบบนี้กับวันลาทุกประเภทที่บริษัทมี เช่น ลาป่วย ลากิจ ลาพักร้อน ลาคลอด ตามข้อบังคับของบริษัทครับ
| ลำดับที่ | ชื่อวันลา | กำหนดวันลา | ปีที่ลา |
|---|---|---|---|
| 1 | ลากิจ68 | 6 | 2025 |
| 2 | ราชการ67 | 30 | 2024 |
| 3 | ศึกษาดูงาน67 | 7 | 2024 |
| 4 | ลาคลอด67 | 90 | 2024 |
หน้าจอ “จัดการข้อมูลวันลา” — ตั้งชื่อวันลาและจำนวนสิทธิของแต่ละปี
⚠️ สิ่งที่ต้องระวังเป็นพิเศษ
- ต้องเพิ่มชื่อวันลาใหม่ทุกปี ห้ามใช้ชื่อเดิมข้ามปี เพราะระบบแยกยอดตามปีที่ระบุ
- ห้ามลบหรือแก้ไขข้อมูลของปีที่ผ่านมาแล้ว เพราะจะทำให้ยอดวันลาที่คำนวณไว้แล้วผิดพลาด
- อยากรู้ยอดวันลารวมของพนักงานแต่ละคนในแต่ละปี กด คำนวณวันลา ในหน้าเดียวกันได้เลย
📝 ขั้นตอนที่ 2: บันทึกวันที่พนักงานลาจริง
เมื่อตั้งชื่อวันลาไว้แล้ว ทีนี้มาบันทึกว่าพนักงานคนไหนลาวันไหนบ้างครับ
- คลิกเมนู 1.ข้อมูลพนักงาน
- เลือกพนักงานที่ต้องการจากรายชื่อด้านซ้าย
- ไปที่แท็บ วันลา/รายได้-รายหัก
- กด เพิ่มข้อมูล
- เลือกชื่อวันลาจากรายการที่ตั้งไว้ในขั้นตอนที่ 1
- ติ๊กช่อง หักเงิน ถ้าการลาครั้งนี้ต้องหักเงินเดือน (ไม่ติ๊ก = ไม่หักเงิน)
- ใส่รายละเอียดเพิ่มเติมได้ตามต้องการ
- เลือกช่วงเวลา ตั้งแต่ – ถึง
- เลือกจำนวนต่อวัน (1.0 = ลาเต็มวัน, 0.5 = ลาครึ่งวัน)
- กด บันทึกข้อมูล
ถ้าต้องการแก้ไขรายการที่บันทึกไปแล้ว ให้เลือกลำดับที่ในตาราง แก้ไขข้อมูล แล้วกดบันทึก → OK ส่วนการลบ ให้เลือกลำดับที่ กด ✕ ลบข้อมูล → Yes → OK ครับ
| ลำดับที่ | ชื่อวันลา | วันที่ลา | เวลา | รายละเอียด | จำนวนต่อวัน | สถานะหักเงิน |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ลากิจ68 | 14 กุมภาพันธ์ 2025 | 08:00 ถึง 17:00 | มีกิจส่วนตัว | 1.0 | หักเงิน |
หน้าจอ “วันลา/รายได้-รายหัก” — บันทึกวันลาจริงของพนักงานแต่ละคน
✅ เช็กลิสต์ให้ HR ทำงานสบายใจ ไม่ต้องตามแก้ทีหลัง
- ตั้งชื่อวันลาให้ครบทุกประเภทตั้งแต่ต้นปี จะได้ไม่ต้องมาสร้างย้อนหลังตอนพนักงานลาแล้ว
- บันทึกวันลาทันทีที่อนุมัติ ไม่ดองไว้สิ้นเดือน ลดโอกาสตกหล่นและข้อโต้แย้งกับพนักงาน
- ระบุให้ชัดว่ารายการไหนหักเงิน ตอนคิดเงินเดือนจะได้ไม่ต้องมานั่งไล่ย้อน
- กดคำนวณวันลาก่อนปิดงวดทุกครั้ง เพื่อทานยอดคงเหลือให้ตรงก่อนออกสลิป
💡 ข้อคิดสำหรับองค์กร: ระบบวันลาที่ตั้งค่าถูกต้องตั้งแต่ต้น ช่วยให้ HR ไม่ต้องนั่งนับวันลาด้วยมือ ลดข้อผิดพลาดตอนคิดเงินเดือน และมีหลักฐานชัดเจนหากเกิดข้อพิพาทเรื่องวันลากับพนักงานในอนาคตครับ
❓ คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
Qทำไมเลือกชื่อวันลาในหน้าพนักงานไม่เจอ?
เพราะยังไม่ได้สร้างชื่อวันลาของปีนั้นในเมนู “จัดการข้อมูลวันลา” ครับ ต้องทำขั้นตอนที่ 1 ก่อนเสมอ
Qลาครึ่งวันบันทึกอย่างไร?
เลือกจำนวนต่อวันเป็น 0.5 ระบบจะตัดยอดวันลาให้ครึ่งเดียวครับ
Qอยากดูสรุปวันลาคงเหลือของพนักงานทุกคนพร้อมกัน ทำอย่างไร?
กดปุ่ม “คำนวณวันลา” ในหน้าจัดการข้อมูลวันลา จะเห็นสรุปของทุกคนในปีที่เลือก และถ้าใช้ เครื่องสแกนลายนิ้วมือ DST168W ข้อมูลเวลาเข้า-ออกงานจะเชื่อมเข้าระบบนี้โดยตรง ทำให้สรุปวันลาและเงินเดือนแม่นยำขึ้นครับ
ตั้งสิทธิวันลารายปี บันทึกการลารายคน แล้วกดคำนวณดูยอดคงเหลือของทั้งบริษัทได้ทันที
ดึงข้อมูลจากเครื่องสแกนมาคิดเงินเดือน ขาด ลา มาสาย ได้ในโปรแกรมเดียว ไม่ต้องคีย์ซ้ำ
ซอฟต์แวร์และอุปกรณ์ของ Digitalscan (บริษัท อินโนเวชั่น สแกน จำกัด) ใช้ได้ยาว ๆ ไม่มีค่าบริการรายเดือนมากวนใจ
📘 หมายเหตุ: ขั้นตอนในบทความนี้อ้างอิงจากคู่มือการใช้งานโปรแกรม Digitalscan Management Payroll ภาพหน้าจอเป็นภาพจำลองเพื่อประกอบคำอธิบาย หน้าตาจริงอาจต่างกันเล็กน้อยตามเวอร์ชันที่ใช้ ส่วนสิทธิวันลาของแต่ละบริษัทให้ยึดตามข้อบังคับการทำงานและกฎหมายคุ้มครองแรงงานเป็นหลักครับ